Etape arhivare fizica documente:
1. ORDONARE
- Sortarea documentelor pe ani, termene de păstrare respectiv genuri de documente.
- Documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau după caz alfabetic.
- La constituirea dosarelor se are în vedere îndepărtarea capselor, agrafelor, acelor sau orice alte materiale ce ar putea duce, în timp, la deteriorarea documentelor.
2. NUMEROTARE
- Filele din cadrul fiecărui dosar, registru, condică, borderou vor fi numerotate cu creion negru în colțul din dreapta sus
3. LEGARE
- Documentele numerotate (nu mai mult de 300 file) se leagă, în coperți de carton duplex, în patru puncte, astfel încât să se asigure citirea integrală a textului, datelor si rezoluțiilor.
- În eventulitatea în care unele documente au marginile înguste ori deteriorate acestea se prelungesc cu alonje astfel încât să aibe o lățime de 2,5 cm.
4. CERTIFICARE
- Pe foaia nescrisă, adăugată la sfârșitul dosarului, se vor menționa: numar de file in litere și cifre, data si numele persoanei care a efectuat operatiunea de îndosariere.
5. COTARE
- Pe coperta fiecărui dosar vor fi înscrise următoarele date de identificare: denumirea unitații creeatoare, compartimentul, numărul curent din inventar, indicativul corespondent din Nomenclatorul Arhivistic, anul, conținutul pe scurt al dosarului, datele extreme ale documentelor aflate în dosar, numarul de file și termenul de păstrare al acestuia.
6. OPISARE
- La solicitarea clientului, fiecărui dosar i se poate întocmi un opis. Acesta va cuprinde toate documentele existente în dosar si filele la care se regăsesc
7. INVENTARIERE
- Forma de evidență a tuturor unitaților arhivistice (dosare, registre, condici, borderouri) este inventarul. Acesta se întocmeste pe ani și în cadrul fiecărui an pe termene de păstrare.
- Inventarul trebuie să cuprindă urmatoarele rubrici: numărul curent al unitații arhivistice, indicativul din Nomenclator, conținutul pe scurt, datele extreme, numar de file și o rubrică de observații.